1.  OBJETIVO

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto 1074 de 2015), DUGOTEX S.A. adopta el presente documento para garantizar el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar la información registrada sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente Política se aplica a la información personal de accionistas, clientes, proveedores, acreedores y empleados, así como de usuarios y visitantes de sus instalaciones y canales digitales, y en general de cualquier persona cuyos datos sean tratados por DUGOTEX S.A. (el “Titular”).

DUGOTEX S.A. podrá actualizar esta Política en cualquier momento por novedades legislativas, regulatorias, jurisprudenciales, políticas internas o cualquier otra circunstancia, lo cual se informará oportunamente conforme al numeral de Vigencia y Modificaciones.

2.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

DUGOTEX S.A. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

·         Razón social: DUGOTEX S.A.

·         Oficina Principal: Carrera 89A 64C-17

·         Ciudad: Bogotá – Colombia.

·         Teléfono: (57-1) 2916777

·         Correo : protecciondedatos@cidugotex.com

3.  DEFINICIONES

·         Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·         Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, físico o electrónico.

·         Confidencialidad: Propiedad que determina que la información no esté disponible ni sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.

·         Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

·         Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

·         Dato público: Datos relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público, así como los contenidos en registros y documentos públicos no sometidos a reserva.

·         Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier formato, puesto a disposición del Titular al momento de la recolección, que comunica la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las características del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

·         Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

·         Dato biométrico: Dato sensible derivado de las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona natural que permiten su identificación o verificación única, tales como la huella dactilar, la huella de palma, la geometría facial, el iris, el patrón de voz y la imagen captada por sistemas de videovigilancia. Su tratamiento se sujeta al régimen reforzado del Capítulo 9 de esta Política.

·         Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento por cuenta del Responsable.

·         Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

·         Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

·         Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

·         Transferencia: Envío de datos personales que un Responsable hace a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia, quien decide sobre el tratamiento de los datos recibidos.

·         Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable y conforme a sus instrucciones, dentro o fuera de Colombia.

4.  PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

DUGOTEX S.A. y los Encargados a quienes se transmitan datos aplicarán los siguientes principios en la recolección, manejo, uso, almacenamiento e intercambio de datos personales:

•          Legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

•          Finalidad: Los datos se usarán para un propósito específico y explícito, informado al Titular o permitido por la ley.

•          Libertad: La recolección solo se ejercerá con autorización previa, expresa e informada del Titular.

•          Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

•          Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento información sobre los datos que le conciernan.

•          Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo lo realizan las personas autorizadas por el Titular o por la ley.

•          Seguridad: Se adoptan las medidas necesarias para evitar pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

•          Confidencialidad: Todos los funcionarios están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que accedan.

5.  FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

DUGOTEX S.A., en calidad de Responsable, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales de las personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, para el desarrollo de sus actividades comerciales y el fortalecimiento de sus relaciones. No requiere autorización del Titular en los casos de información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y de datos de naturaleza pública.

Las excepciones anteriores no aplican al tratamiento de datos sensibles, incluidos los biométricos, que siempre requieren autorización expresa y facultativa del Titular conforme al Capítulo 8.

5.1.  Empleados y candidatos

Los datos de candidatos no seleccionados (nombre, identificación, contacto, formación, experiencia, hoja de vida) se custodian por 30 días calendario; vencido el término, se incorporan a una base de datos para stock de personal y la documentación se elimina.

Los datos de empleados se almacenan en carpeta individual accedida por el Área de Gestión Humana, y se realizará Tratamiento de aquella información para las siguientes finalidades:

·         Establecer y gestionar la relación laboral.

·         Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, entre otras.

·         Generar solicitudes que realice el trabajador relacionadas con su experiencia laboral.

·         Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través de sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar las actividades de los empleados y la seguridad en los puestos de trabajo.

·         Controlar el acceso de los empleados a las instalaciones de DUGOTEX S.A. por medio de los datos biométricos.

·         Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

·         Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros exequiales, gastos médicos, entre otros.

·         Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

·         Utilizar los datos personales del trabajador para evaluar su desempeño, competencia y habilidades en el desarrollo de sus funciones.

·         Enviar los comprobantes de pago vía correo electrónico.

Para el tratamiento de datos sensibles recolectados durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular, informándole cuáles datos son sensibles y la finalidad. Cuando el control de acceso o de jornada se realice mediante datos biométricos, se aplicará el régimen del Capítulo 8 y se ofrecerá un mecanismo alternativo de control.

Por su parte, los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

·         Emitir certificaciones laborales.

·         Fines estadísticos o históricos.

·         En el procesamiento y cumplimiento con las obligaciones laborales legales y administrativas derivadas del contrato laboral.

5.2.  Clientes

•          Registrar y actualizar sus datos para informar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades propias de su condición de cliente.

•          Efectuar procesos de pago y gestión de cobranzas.

•          Fortalecer las relaciones mediante envío de información, toma de pedidos y atención de PQR.

•          Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercadeo de productos y servicios.

5.3.  Proveedores y accionistas

Los datos de proveedores se tratan para gestionar la adquisición de bienes o servicios, los pagos y cobranzas, y la evaluación de los productos y servicios. Los datos de accionistas se tratan para el reconocimiento y ejercicio de sus derechos y para contactarlos por cualquier medio.

5.4.  Usuarios y visitantes de canales digitales

DUGOTEX S.A. trata los datos de usuarios y visitantes de su sitio web y canales digitales para:

·         Proporcionar y asegurar el funcionamiento del sitio

·         Mejorar la experiencia de usuario y recordar preferencias; ofrecer productos, promociones y programas de fidelización.

·         Elaborar perfiles a partir del comportamiento de navegación.

·         Personalizar contenidos y anuncios.

·         Registrar patrones de uso.

·         Vigilar el correcto uso del sitio e identificar fraudes o usos indebidos; construir bases de datos y realizar análisis estadísticos del tráfico.

El sitio puede contener vínculos a páginas de terceros regidas por sus propias políticas; DUGOTEX S.A. no responde por el tratamiento que dichos terceros realicen.

6.  DERECHOS DE LOS TITULARES

•          Conocer, actualizar y rectificar sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.

•          Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.

•          Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.

•          Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la normativa de protección de datos.

•          Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y garantías, sin perjuicio de los deberes legales o contractuales que impongan su permanencia en la base de datos.

•          Acceder de forma gratuita a sus datos objeto de tratamiento.

7.  DEBERES DEL RESPONSABLE Y DISPOSICIONES ESPECIALES

7.1.  Deberes del Responsable

DUGOTEX S.A. se compromete a: garantizar el ejercicio del hábeas data; conservar copia de la autorización; informar al Titular la finalidad y sus derechos; conservar la información bajo condiciones de seguridad; tramitar consultas y reclamos en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012; informar a la SIC las violaciones a los códigos de seguridad; y cumplir las instrucciones y requerimientos de la SIC.

7.2.  Datos sensibles

DUGOTEX S.A. tratará los datos sensibles bajo estándares reforzados de seguridad y confidencialidad. Conforme al artículo 6 del Decreto 1377 de 2013: (i) informará al Titular que, por ser sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento; (ii) informará de forma explícita y previa cuáles datos son sensibles y su finalidad, obteniendo consentimiento expreso y diferenciado; y (iii) no condicionará ninguna actividad a la entrega de datos sensibles.

7.3.  Niños, niñas y adolescentes

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, DUGOTEX S.A. solo tratará datos de niños, niñas y adolescentes cuando ello respete su interés superior y sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal.

8.  TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

Por su naturaleza sensible y el riesgo que su uso indebido representa para la intimidad y la no discriminación, los datos biométricos se sujetan al siguiente régimen reforzado, aplicable a huella dactilar, huella de palma, geometría facial, iris, patrón de voz e imágenes captadas por videovigilancia.

a) Finalidades. Control de acceso a instalaciones, control de jornada laboral, seguridad de personas y bienes y prevención de fraudes. No se emplearán para finalidades distintas ni para elaborar perfiles no autorizados.

b) Autorización. Requieren autorización previa, expresa, informada y facultativa. Se informará el carácter sensible del dato y la disponibilidad de un mecanismo alternativo, de modo que ninguna actividad o servicio quede condicionado a su entrega.

c) Minimización. Solo se recolectarán los datos biométricos estrictamente necesarios. Cuando sea técnicamente viable, se almacenarán plantillas cifradas y no las muestras o imágenes originales.

d) Seguridad. Almacenamiento cifrado, acceso restringido por necesidad de conocer, registro de auditoría, segregación de bases y transmisión por canales cifrados, conforme al Manual de Medidas de Seguridad de la Información.

e) Conservación y supresión. Los datos biométricos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad que los originó o mientras subsista la relación que les dio origen. Terminada dicha relación o cumplida la finalidad, se suprimirán o anonimizarán de forma segura, salvo deber legal, requerimiento de autoridad o la existencia de una investigación, reclamación o proceso en curso que justifique su conservación temporal, caso en el cual se conservarán únicamente hasta la resolución definitiva del respectivo asunto.

Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia, que operan bajo grabación por detección de movimiento, se conservarán por el tiempo que permita la capacidad de almacenamiento de cada sistema, sin exceder en ningún caso un máximo de treinta (30) días calendario, vencido el cual se sobrescriben o suprimen de forma segura de manera automática. Se exceptúan de la supresión automática las grabaciones que documenten un incidente de seguridad, un hecho objeto de investigación o un requerimiento de autoridad judicial o administrativa, las cuales se conservarán de forma segregada y restringida hasta la resolución definitiva del asunto que las motiva.

En particular, los datos biométricos de control de acceso o de jornada de empleados serán suprimidos una vez termine la relación laboral, sin que su conservación se extienda más allá de la finalidad que los originó, salvo los eventos exceptuados en el presente literal.

f) Evaluación de impacto. Previo a implementar nuevos sistemas biométricos, DUGOTEX S.A. realizará una evaluación de impacto en la privacidad, en aplicación de los principios de responsabilidad demostrada y privacidad desde el diseño y por defecto.

g) Encargados. Cuando intervengan terceros, se suscribirán contratos de transmisión con obligaciones de confidencialidad, medidas de seguridad equivalentes o superiores, prohibición de uso para finalidades distintas y supresión verificable al término del contrato.

9.  CON QUIÉN SE COMPARTEN LOS DATOS PERSONALES

DUGOTEX S.A. podrá compartir, transmitir o transferir datos personales, según corresponda, con: el Titular, sus causahabientes o representantes legales; entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; Encargados que presten servicios de almacenamiento, infraestructura tecnológica, nómina, cobranza o mercadeo; y terceros autorizados por el Titular o por la ley. Toda comunicación a Encargados se respalda en un contrato de transmisión que impone confidencialidad, medidas de seguridad e instrucciones específicas de tratamiento.

10.  SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y ALMACENAMIENTO EN LA NUBE

En desarrollo del principio de seguridad y del artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, DUGOTEX S.A. adopta políticas de seguridad de la información e infraestructura tecnológica que protegen razonablemente los datos personales y limitan su acceso. El Titular reconoce y autoriza que DUGOTEX S.A. y sus Encargados puedan utilizar servicios de almacenamiento en internet (cloud computing) para el tratamiento, sin perjuicio de las medidas de seguridad aquí previstas.

11.  TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

Las transferencias internacionales se realizarán conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y las instrucciones que en la materia imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, verificando que el país destinatario ofrezca un nivel adecuado de protección o que se configure alguna excepción legal.

13.  USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS DE SEGUIMIENTO

Las cookies son pequeños ficheros que permiten entender cómo navegan los usuarios y personalizar su experiencia. El sitio web de DUGOTEX S.A. utiliza cookies y tecnologías similares (web beacons, píxeles, identificadores de dispositivo, web logs, entre otros) para recopilar automáticamente información como la dirección IP, el tipo de navegador y la fecha y hora de acceso. El usuario puede optar por no autorizar el uso de cookies y controlarlas mediante la configuración de su navegador o dispositivo, salvo aquellas esenciales para el funcionamiento del sitio.

14.  PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES

14.1.  Acreditación y contenido mínimo

Toda solicitud debe ser presentada por el Titular o su representante legal, debidamente acreditado; DUGOTEX S.A. podrá verificar la identidad del peticionario por cualquier medio. La solicitud debe contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer, anexando copia del documento de identificación. El reclamo se formulará por escrito al correo protecciondedatos@cidugotex.com

14.2.  Subsanación y desistimiento

Si la solicitud resulta incompleta o confusa, DUGOTEX S.A. requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá desistida la solicitud. Si quien recibe la solicitud no es competente, dará traslado al área de protección de datos personales dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará al Titular.

14.3.  Términos de respuesta

Las consultas se atenderán en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables hasta cinco (5) días hábiles más. Los reclamos y las solicitudes de actualización, corrección o supresión se atenderán en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta ocho (8) días hábiles más. En todos los casos se informará al Titular, antes del vencimiento del primer término, los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

 

15.  CONTACTO CON FINES COMERCIALES Y DE COBRANZA

Las comunicaciones comerciales, publicitarias y de cobranza dirigidas a los Titulares se realizarán respetando la Ley 2300 de 2023, atendiendo los canales, horarios y límites de frecuencia allí previstos y la voluntad del Titular de no ser contactado.

16.  VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Esta Política está vigente desde el 01 de junio de 2017 y fue actualizada en la fecha de su última publicación el 9 de julio de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras DUGOTEX S.A. desarrolle su objeto y subsistan obligaciones legales, particularmente laborales y contables; los datos podrán eliminarse a solicitud del Titular, salvo deber legal que lo impida. Toda modificación sustancial —entre otras, el cambio de finalidades o del área encargada de atender consultas— se comunicará previamente al Titular por mecanismos eficientes, como el sitio web o el correo electrónico, conforme al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

18.  REGISTRO DE REVISIONES

Revisión	Fecha	Cambios realizados
00	01/06/2017	Creación de la política.
01	03/06/2026	Consolidación integral: Aviso de Privacidad, capítulo de datos biométricos, finalidades de canales digitales, cookies, cloud, incidentes de seguridad, transferencias internacionales y procedimiento de PQR reforzado.